Em um tempo em que excelência é palavra de ordem em gestão, o marketing de eventos – tema que estamos trazendo ao debate aqui pela nossa comunidade – também exige investimento correto na coordenação e articulação de equipes e etapas. O artigo a seguir, encontrado no site da Office Brasil, que atua na gestão de eventos, foi escrito pelo diretor superintendente da empresa, José Eduardo de Souza Rodrigues, e editado pela equipe da Iva. No artigo do empresário é afirmado o papel do gestor como ingrediente fundamental na realização de eventos corporativos. O texto também destaca o desenvolvimento de parcerias; o que aponta para a importância de serviços como o prestado pela Iva na organização de eventos”.
“Um Evento Corporativo está diretamente relacionado à imagem de marca de uma empresa, entidade ou produto, e para sua execução várias atividades devem ser realizadas de forma simultânea, inúmeras pessoas com características e em situações diferentes são envolvidas, quer na operação, quer como participante. Nele, o tempo atua como um instrumento de pressão, a ocorrência de falhas na sua execução é inaceitável, e a sua realização deve ser executada de acordo com o que foi planejado.
Na verdade, não existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos Corporativos, já que os Eventos são de formatos muito distintos e com número de variáveis bem diferentes. A aplicação desses conceitos altera-se de intensidade, conforme a forma, a dimensão, o envolvimento do tempo e de outras tantas variáveis que compõe a sua formatação.
A evolução e o crescimento dos Eventos têm exigido uma nova postura nos estilos pessoais e gerenciais dos gestores, voltados para uma realidade diferenciada e tendo como pano de fundo as mudanças e os novos conhecimentos. O grande desafio das Empresas tem sido à busca da competência e da capacidade de se organizarem para se adaptarem a importância que os Eventos passaram a ter em seus planos de marketing.
Novos métodos de trabalho, atitudes e comportamentos mais criativos, visão mais abrangente do Evento, criaram o clima propício para que novos modelos de Gestão de Eventos se aperfeiçoassem.
Num Evento, o Gestor está cada vez mais exposto a uma enorme diversidade de culturas ao mesmo tempo, relacionando-se com vários públicos de interesse (stakeholders) tais como os clientes, imprensa, fornecedores, parceiros, autoridades, funcionários da empresa, pessoal contratado e até voluntários, inclusive de outras nacionalidades, que lhes confere uma característica de multiculturalidade como em poucas outras áreas do management se observa.
E nestes tempos de evolução da tecnologia da informação e da comunicação, as mudanças oferecem constantemente novas oportunidades à inovação na Gestão dos Eventos.
Assim, a diferença entre o sucesso e o fracasso de um Evento, estará ligada ao melhor uso dos recursos disponíveis, de acordo com o formato do Evento em questão.
No ambiente de negócios de hoje a inovação, a agilidade, a atenção, a criatividade, a ênfase no talento dos indivíduos e na sinergia do trabalho em equipe, e no uso das ferramentas tecnológicas disponíveis, são fatores que diferenciam uma Gestão de Eventos com qualidade de uma Gestão sem talento.
Em todos os casos, ao se proceder a Gestão de um Evento Corporativo, é importante que se exercite em profundidade funções como o planejamento, a criatividade, o controle e a gestão das pessoas. Pode-se perfeitamente afirmar que o que se investe de tempo no planejamento se ganha no seu acompanhamento, além de se reduzir com um planejamento bem feito os riscos de falhas e as áreas de tensões na hora de sua implementação.
Através do pensamento criativo e inovador encontram-se as soluções mais viáveis.
E a partir daí o pensamento se organiza para o planejamento que deve ser adequado e fundamentado nas necessidades do Evento. Mas na Gestão de Eventos também é preciso exercer um sistema de controle bem elaborado para que o Evento seja conduzido até o seu final sem perder o seu foco principal.
Controlar o Evento é monitorá-lo no seu desempenho, do sistema aos recursos.
Um controle eficaz envolve avaliar o que está sendo feito, comparar resultados com o plano, desenvolver ações para corrigir distorções e se necessário, voltar ao plano original.
Além do treinamento, conseguir parceiros e voluntários capacitados e qualificados é um esforço que precisa ser feito para que qualquer Evento tenha sucesso. É importante uma atenção especial em relação às delegações de autoridade, às tomadas de decisão e ao gerenciamento das crises. E as pessoas precisam receber funções que estejam à altura de suas capacidades, pois sempre que a delegação é planejada, com clareza e não exija muito tempo para ser entendida ela ajuda a multiplicar os resultados. É preciso construir a inteligência da Gestão reunindo parceiros e colaboradores em torno do processo de construção de valor para o Evento e alinhar as pessoas em torno desses valores desenvolvidos”.